Politique de Confidentialité & Protection des Données (RGPD) – Synthetik
Synthetik PWA • Engagements de confidentialité, souveraineté et conformité européenne
📋 1. Préambule et Champ d'Application
La présente Politique de Confidentialité détaille la manière dont la plateforme Synthetik (ci-après « l’Application » ou « l’Éditeur ») collecte, utilise, protège et supprime les données à caractère personnel de ses Utilisateurs et des participants aux ateliers d'intelligence collective analysés.
Elle est rédigée en conformité stricte avec le Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 - « RGPD »), la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, ainsi que la législation fédérale suisse sur la protection des données (LPD).
2. Responsable de Traitement et Rôles RGPD
Pour les données de compte, de facturation et de support : L’Éditeur de Synthetik agit en qualité de Responsable de traitement.
Pour les données traitées lors des ateliers (audio des participants, signatures vocales, photos de post-its) : Le Client/Utilisateur de Synthetik agit en qualité de Responsable de traitement, et Synthetik intervient en qualité de Sous-traitant (au sens de l'article 28 du RGPD). Le Client est seul garant du recueil de l'information et du consentement préalable des participants dont les voix ou idées sont captées.
3. Données Collectées et Finalités
| Catégorie | Données collectées | Base légale | Finalité du traitement |
|---|---|---|---|
| Compte & Authentification | Nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe chiffré. | Exécution du contrat (Art. 6.1.b RGPD) | Création et gestion de l'accès à la PWA. |
| Facturation & Achats | Données de carte bancaire (gérées par Stripe), historique d'achats de crédits/abonnements. | Obligation légale & Exécution contractuelle | Gestion des règlements, tenue comptable et facturation. |
| Tour de Table & Diarisation | Noms, prénoms et signatures acoustiques courtes (5-10s). | Exécution du contrat / Consentement | Attribution nominative des prises de parole ("Qui a dit quoi"). |
| Enregistrements & Supports | Fichiers audio bruts des ateliers, photographies de paperboards/post-its. | Exécution du contrat | Transcription textuelle, analyse visuelle OCR et structuration de la synthèse. |
| Support & Assistant (Synthia) | Messages soumis au formulaire de contact ou au chatbot interactif Synthia. | Intérêt légitime / Exécution du contrat | Assistance technique et réponse aux interrogations des utilisateurs. |
4. Principe de Purge Immédiate des Données Sources
Conformément au principe de minimisation des données (Art. 5.1.c du RGPD) :
- Audio et Photographies brutes : Dès la génération réussie des livrables de synthèse (PDF, DOCX, PPTX), la totalité des flux et fichiers audio bruts ainsi que les photographies d'ateliers sont immédiatement et définitivement purgés des serveurs de traitement.
- Données conservées sur le compte : Seuls les comptes-rendus finaux édités et les métadonnées de l'atelier (titre, date, participants textuels) restent stockés dans l'espace sécurisé du Client jusqu'à ce que celui-ci décide de les supprimer manuellement.
5. Hébergement Souverain et Sous-traitance IA
Synthetik privilégie une architecture axée sur la souveraineté des données et le cloisonnement strict des traitements :
- Hébergement centralisé : Les bases de données de l'application et les traitements d'infrastructure sont hébergés sur des disques chiffrés chez Infomaniak Network SA à Genève (Suisse), pays bénéficiant d'une décision d'adéquation de la Commission européenne.
- Diarisation & Transcription (Audio) : Le traitement de la parole est opéré via Deepgram Europe, garantissant un traitement des flux audio restreint à l'Espace économique européen (EEE).
- Vision & Structuration sémantique : La reconnaissance d'images (post-its) et la rédaction des livrables sont exécutées via Microsoft Azure OpenAI Service au sein de centres de données localisés dans l'Union européenne.
- Garantie d'absence d'entraînement : L'ensemble des contrats de sous-traitance conclus avec ces prestataires d'IA exclut expressément toute réutilisation des données, audios ou textes pour l'entraînement ou l'affinage de modèles tiers ou publics.
- Transferts ponctuels hors EEE (Synthia) : Les requêtes adressées à l'assistant d'aide en ligne « Synthia » transitent par les serveurs d'OpenAI Inc. aux États-Unis. Ce flux est encadré par des Clauses Contractuelles Types (CCT) validées par la Commission européenne et le cadre de transfert UE-USA.
6. Durée de Conservation des Données
- Fichiers audio bruts & photos d'ateliers : Durée de conservation technique temporaire, détruits automatiquement dès la fin du rendu des exports.
- Livrables et comptes-rendus : Conservés pendant toute la durée d'activation du compte client ou jusqu'à suppression volontaire par l'Utilisateur.
- Crédits et historiques de session : Conservés pendant la durée de validité des crédits (12 mois) et la durée de la relation commerciale.
- Données de facturation : Conservées pendant une durée de sept (7) à dix (10) ans conformément aux obligations comptables et fiscales belges.
- Comptes inactifs : Suppression définitive ou anonymisation après vingt-quatre (24) mois d'inactivité totale.
7. Droits des Personnes Concernées
Toute personne physique dont les données sont traitées bénéficie des droits suivants :
- Droit d'accès et de rectification de ses données personnelles ;
- Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») de ses comptes-rendus ou de son compte utilisateur ;
- Droit à la limitation et droit d'opposition au traitement ;
- Droit à la portabilité des données (via l'export natif aux formats ZIP, Word, PDF et Markdown).
Toute demande d'exercice de droits peut être adressée par écrit à contact@synthetik.eu. Une réponse motivée est apportée sous un délai maximal de 30 jours.
Autorité de contrôle compétente :
En cas de contestation non résolue, l'Utilisateur a le droit d'introduire une réclamation auprès de :
Belgique : Autorité de Protection des Données (APD) – Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (autoriteprotectiondonnees.be).
8. Sécurité et Mesures Techniques
Synthetik applique des mesures de sécurité techniques et organisationnelles renforcées :
- Chiffrement des communications de bout en bout via le protocole TLS/HTTPS (certificats SSL) ;
- Maintien du flux d'enregistrement sécurisé en cache local chiffré (IndexedDB) avant téléversement vers l'infrastructure ;
- Chiffrement des bases de données au repos sur disques sécurisés suisses ;
- Clés d'API cloisonnées et accès restreints aux seuls personnels habilités à la maintenance de l'infrastructure.
